Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса имеет статус значимого документа в пакете бумаг, которые требуются для регистрации ваших официальных документов.
Итак, когда необходимо и для чего предоставляется гарантийное письмо собственника?
- при заключении сделки при условиях, когда у одной из сторон невозможно проверить надежность и легальность своего контрагента;
- регистрация фирмы не по реальному адресу идет вразрез с нормами законодательства
, поэтому нет другого перечня документов, гарантирующих надежность контрагента.
Гарантийное письмо, хотя и может успокоить вас или вашего потенциального партнера, все же не является строго необходимым документом. Но с другой стороны, практическая часть этого вопроса является очень значимой. Общеизвестно, что в нашем обществе чуть ли не большую, если на равную с законом силу, имеют традиции и сложившиеся правила ведения дел, а также существующая практика. Так, например, если официальный орган требует при регистрации предъявить дополнительные документы по официальному адресу, то лучше будет это сделать, ведь иначе вы можете просто не зарегистрировать
А какую функцию выполняет так называемое «гарантийное письмо», и что за гарантии оно даёт?
По большому счету, данное письмо – это деловой документ, в котором содержится гарантия выполнения указанных в договоре действий либо соблюдения определенных правил (например, оплату продукции по указанным срокам, предоставление перечня услуг и т.п.). Гарантийное письмо, по сути, является закрепленным обещанием исполнения заранее оговоренных обязательств обеими сторонами сделки.
В процессе регистрации юридических лиц, такое письмо предоставляет гарантию, что собственник арендуемого помещения заключит с фирмой, которой выдано это письмо, собственно, договор аренды, тем самым предоставив юридический адрес. Если собственником адреса выступает юрлицо, то гарантийное письмо печатается на фирменном бланке, заверяется штампом и подписью директора, после чего приобретает действующую силу. Если собственник помещения – физическое лицо или предприниматель, то данное письмо заверяется его подлинной («живой») подписью.
Если у предпринимателя в наличии собственная печать, то ее оттиск ставится и на гарантийном письме. При подписании гарантийного письма третьими лицами, письмо должно быть нотариально заверено. Обязательно нужно, чтобы в гарантийном письме содержались реквизиты из нотариального реестра и дата получения доверенности. По правилам, доверенность имеет юридическую силу в течение трех лет.
Гарантийное письмо на ваш юридический адрес оформляется и составляется по-разному, но в нотариальной практике существует список необходимых данных, которые должны быть включены в письмо:
- прописан заголовок – «Гарантийное письмо»;
- дата подписания;
- название организации;
- должность лица, предоставляющего доверенность;
- имя организации, которой предоставляется письмо.
Иногда гарантийное письмо содержит и другие сведения и разрешения: разрешение собственника на указание данного юридического адреса в официальных документах фирмы при заключении всех юридически значимых сделок, а также условия досрочного прекращения договора с указанием действий обеих сторон.
Итак, гарантийное письмо на юридический адрес, хоть и не является обязательным официальным документом, но его наличие может упростить процедуру регистрации или изменения юридического лица или налоговой инспекции. Помимо всего прочего, гарантийное письмо имеет статус «крайне рекомендуемого» документа, так как в нем содержится важная для налоговой информация о правомерности регистрации юридического адреса перед лицом собственника помещения.