Хотя в официальном регламенте не утвержден термин «юридический адрес», данное словосочетание является традиционным и часто употребляемым оборотом в делопроизводстве чиновников и в официальном делопроизводстве.
Итак, юридическим адресом считается: город, улица, дом, где официально зарегистрирована фирма по документам, т.е. место нахождения юрлица.
Есть определенные отличия между юридическим и реальным адресом.
Юридический адрес упоминается в официальных (учредительных, уставных, финансовых, бухгалтерских) документах фирмы, и если компания работает по другому адресу, это будет неприемлемо для системы актуального законодательства.
Если, например, собственник не соглашается записать вашу фирму по месту ее реальной работы, можно зарегистрировать ее на тот юр. адрес, что будет прописываться во всех официальных бумагах, как место ее нахождения.
Помимо этого, все уведомления, письма и счета из государственных органов (налогового, судебного, административного характера), а также негосударственных учреждений (банков и фондов) будут доставляться как раз по юридическому адресу.
Чтобы этот адрес зарегистрировать официально, как действующий, в соответствующий орган подается пакет документов, подтверждающих ваши оформленные договорные отношения с хозяином арендованной площади.
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса имеет статус значимого документа в пакете бумаг, которые требуются для регистрации ваших официальных документов.
Итак, когда необходимо и для чего предоставляется гарантийное письмо собственника?
- при заключении сделки при условиях, когда у одной из сторон невозможно проверить надежность и легальность своего контрагента;
- регистрация фирмы не по реальному адресу идет вразрез с нормами законодательства
, поэтому нет другого перечня документов, гарантирующих надежность контрагента.
Гарантийное письмо, хотя и может успокоить вас или вашего потенциального партнера, все же не является строго необходимым документом. Но с другой стороны, практическая часть этого вопроса является очень значимой. Общеизвестно, что в нашем обществе чуть ли не большую, если на равную с законом силу, имеют традиции и сложившиеся правила ведения дел, а также существующая практика. Так, например, если официальный орган требует при регистрации предъявить дополнительные документы по официальному адресу, то лучше будет это сделать, ведь иначе вы можете просто не зарегистрировать
А какую функцию выполняет так называемое «гарантийное письмо», и что за гарантии оно даёт?
По большому счету, данное письмо – это деловой документ, в котором содержится гарантия выполнения указанных в договоре действий либо соблюдения определенных правил (например, оплату продукции по указанным срокам, предоставление перечня услуг и т.п.). Гарантийное письмо, по сути, является закрепленным обещанием исполнения заранее оговоренных обязательств обеими сторонами сделки.
В процессе регистрации юридических лиц, такое письмо предоставляет гарантию, что собственник арендуемого помещения заключит с фирмой, которой выдано это письмо, собственно, договор аренды, тем самым предоставив юридический адрес. Если собственником адреса выступает юрлицо, то гарантийное письмо печатается на фирменном бланке, заверяется штампом и подписью директора, после чего приобретает действующую силу. Если собственник помещения – физическое лицо или предприниматель, то данное письмо заверяется его подлинной («живой») подписью.
Если у предпринимателя в наличии собственная печать, то ее оттиск ставится и на гарантийном письме. При подписании гарантийного письма третьими лицами, письмо должно быть нотариально заверено. Обязательно нужно, чтобы в гарантийном письме содержались реквизиты из нотариального реестра и дата получения доверенности. По правилам, доверенность имеет юридическую силу в течение трех лет.
Гарантийное письмо на ваш юридический адрес оформляется и составляется по-разному, но в нотариальной практике существует список необходимых данных, которые должны быть включены в письмо:
- прописан заголовок – «Гарантийное письмо»;
- дата подписания;
- название организации;
- должность лица, предоставляющего доверенность;
- имя организации, которой предоставляется письмо.
Иногда гарантийное письмо содержит и другие сведения и разрешения: разрешение собственника на указание данного юридического адреса в официальных документах фирмы при заключении всех юридически значимых сделок, а также условия досрочного прекращения договора с указанием действий обеих сторон.
Итак, гарантийное письмо на юридический адрес, хоть и не является обязательным официальным документом, но его наличие может упростить процедуру регистрации или изменения юридического лица или налоговой инспекции. Помимо всего прочего, гарантийное письмо имеет статус «крайне рекомендуемого» документа, так как в нем содержится важная для налоговой информация о правомерности регистрации юридического адреса перед лицом собственника помещения.
Непроверенный юридический адрес нередко воспринимается контролирующими органами как ненадежный, и становится поводом для отказа в государственной регистрации фирмы в налоговой службе.
Следовательно, рекомендуется приобретать юридический адрес с письменным подтверждением собственника. В данное время стоимость юридического адреса составляет немалую статью расходов бюджета компании. Кроме того, существует риск столкнуться с мошенниками, которые могут продать несуществующий адрес с поддельными документами, или же получить в аренду помещение, которое никто не имеет права сдавать или продавать.
На практике часто встречается, что собственник помещения знать не знает о том, что его собственность кто-то сдает и занимает под офис, на чем активно наживаются аферисты и мошенники. Т. н. «нарисованный» адрес с поддельной документацией может причинить много проблем и собственнику, и горе-арендатору, который теряет не только финансовые средства, но и место работы, прибыль, приобретая взамен проблемы с государственными и правоохранительными органами.
Поэтому, перед покупкой юридического адреса для своей компании, тщательно проверяйте у собственника не только документы, но и наличие имеющегося помещения, совпадение адреса на бумаге и реального месторасположения и т.п. Это необходимо для налоговой службы, чтобы она не отказала в регистрации или перерегистрации на основании отсутствия ряда сведений о собственнике данного помещения. Отсутствие договора с собственником помешает вам зарегистрировать вашу компанию в налоговой службе, а также может приостановить или вовсе заблокировать всю финансовую деятельность вашей фирмы.
И наоборот – наличие подтверждения собственника защитит вас от различных штрафов и нескончаемых проверок различных инстанций. Подтверждение от собственника может быть сделано в устной форме (по телефонному звонку в налоговую), либо в письменном виде (гарантийным письмом).
При регистрации юрлица, 46 МИФНС запрашивает в территориальной налоговой сведения у собственников адресов о предоставленных в аренду объектах. После чего по полученным данным принимает соответствующее решение.
Почтовый сервис вашего юридического адреса – это процесс получения и обработки всей корреспонденции, которая приходит на имя вашей фирмы.
По законодательству РФ, все официальные документы, уведомления и извещения из различных государственных инстанций, банков и различных организаций высылаются исключительно на юридический адрес.
Если же юридический и реальный адреса не совпадают, то важная документация может не попасть в руки своего адресата.
Вы можете решить эту проблему и предупредить негативные последствия утери важных документов, если оформите с почтовым отделением контракт на обслуживание юридического адреса. За счет хорошо организованной работы почтового отделения вы получаете все важные для вас документы в минимальные сроки и без единой потери.
Почти все фирмы, предоставляющие в аренду или на продажу юридические адреса, оказывают по ним и почтовые услуги, которые оплачиваются отдельно. Стоимость такого сервиса составляет от 1 000 до 11 000 рублей в месяц.